Globalna raziskava ameriške družbe JLL je pokazala, da imajo podjetja pisarniške prostore v povprečju zasedene le 63-odstotno in samo 18 odstotkov jih ima prostore zasedene več kot 80-odstotno.
Način dela zaposlenih v pisarnah se je močno spremenil. Zaposleni imajo vse več (ustvarjalne) svobode. Obvezne prisotnosti na delovnem mestu v določenih urah je vse manj, lahko delajo od doma, iz kavarne, čim več naj bi se srečevali s poslovnimi partnerji, pomembno je le, koliko naredijo oziroma ustvarijo prihodkov za družbo. Posledica je, da je marsikatera delovna miza zasedena le nekaj ur na dan, ali pa sameva kar cel dan.
Poslovne stavbe v gospodarski prestolnici Kitajske Shanghai. Foto: blogPROSTOR.si
Podatki
Na pol prazne pisarne se s časoma kar navadimo in ne pomislimo, koliko imamo zaradi tega nepotrebnih stroškov s poslovnimi prostori. Zato vam predlagam, da zberete vsaj nekaj podatkov. Velika podjetja, ki v svetu poslujejo na dragih lokacijah, se veliko ukvarjajo z otimizacijo nepremičnin in z raznimi senzorji zbirajo podatke, ne le o zasedenosti delovnih miz, temveč tudi, kaj zaposleni dejansko koristijo v poslovnih prostorih, koliko so zasedene sejne sobe, ali so prevelike, premajhne…
V Sloveniji takšne tehnološke znanosti ne rabimo, dovolj bo, če se nekdo dva tedna dvakrat ali trikrat na dan sprehodil po poslovnih prostorih ter popiše razmere. Ne gre le za to, da ugotovite, da imate preveč prostorov in s tem možnost zmanjševanja stroškov s krčenjem prostora. S pomočjo podatkov lahko tudi izboljšate poslovne prostore in počutje zaposlenih v njih.
Če je miz preveč, lahko namesto njih postavite kakšno oblazinjeno pohištvo, prostor za druženje, ali pa mize zgolj razmaknete in dobite zračnejši prostor. Sejne sobe so pogosto neustrezne, saj so v sejni sobi za deset ljudi največkrat trije ali štirje. Brez podatkov boste težko ugotovili, koliko in kako velike sejne sobe rabite.
Vsakemu stol in predalnik
V Sloveniji si težko predstavljamo, da vsak zaposleni nima svoje mize in predalnika, če je poslovanje papirnato, pa še svoje omare. V številnih tujih podjetjih si vse več zaposlenih deli posamezna delovna mesta. Če zaposlenega denimo dva dni v tednu ni v poslovnih prostorih, potem mu ne pripada lastno delovno mesto, saj ni racionalno, da je tako slabo izkoriščeno. Tako ni nič nenavadno, če ima podjetje za sedem zaposlenih lahko le pet delovnih mest.
To ne pomeni, da nekdo pride v službo in se nima kje usesti. Podjetje ima namreč aplikacijo, prek katere si zaposleni lahko vnaprej rezervirajo določeno mizo ali prostor. S takšnim upravljanjem poslovnega prostora se pridobi nove podatke, s katerimi lahko izboljšajo pogoje dela. Če so določeni delovni prostori bolj zasedeni od drugih, je to znak, da si zaposleni želijo takšnega delovnega okolja.
Stroški
Stroške nepremičnin za podjetja ni težko izračunati. Za javno upravo je to naredilo tudi Računsko sodišče RS, ki je ugotovilo, da ima zaposleni v ministrstvih v povprečju 27 m2 prostora, kar je pet kvadratov več kot je normativ; mimogrede, v ZDA imajo 18 m2, v Veliki Britaniji pa le 13 m2. Tako so revizorji izračunali, da ima država letno za 5,7 milijona evrov nepotrebnih stroškov s poslovnimi prostori.
Stane Petavs, nepremičninski svetovalec RE/MAX Commercial in bloger na blogPROSTOR.si
