Intervju: Z dobrimi pisarnami se produktivnost zveča tudi do 30 odstotkov

Slabo prenovljeni poslovni prostori so lahko celo povod za nove spore v podjetju, saj večina ljudi težko sprejme nenapovedane in ne pojasnjene spremembe, opozarja Miha Prosen, arhitekt iz Studia LIST, ki je specializirano podjetje za načrtovanje in reorganizacijo poslovnih in proizvodnih prostorov.

Kaj vi zdaj glede na trende v svetu našim podjetjem še posebej priporočate, ko jim oblikujete pisarniške prostore? V mislih imam običajna podjetja, ki nimajo specifične dejavnosti in s tem zahtev glede delovnih mest.

Najprej je pomembna temeljita analiza obstoječega delovnega okolja. Kaj v obstoječih pisarnah deluje dobro in kaj je potrebno z novo zasnovo še izboljšati. Z našim priročnikom lahko hitro analizirate svoje pisarne.
Gre za pomemben korak, saj se mnenja in pogledi sodelavcev v podjetju pogosto razlikujejo ali izključujejo. Ker si podjetja, arhitekti in oblikovalci pogosto ne vzamejo dovolj časa, oziroma nimajo ustreznih izkušenj in znanj, fazo analize izpustijo in preidejo direktno na načrtovanje, oblikovanje ter izvedbo.
Rezultat so lepe in atraktivne pisarne, ki pa največkrat niso oblikovane po potrebah in željah zaposlenih ter podjetij. V takšnem primeru je lahko investicija v nove pisarne nepotreben strošek, ki ne prinese izboljšanja delovnih pogojev. V nekaterih primerih so prenovljeni poslovni prostori celo povod za nove spore v podjetju, saj večino ljudi težko sprejme nenapovedane in ne pojasnjene spremembe.
Pomembno je, da je v načrtovanje novih pisarn vključena večina sodelavcev in da so spremembe ustrezno komunicirane, saj bodo od ljudi zahtevale določene prilagoditve delovnih navad. Vsak v podjetju mora verjeti, da bodo spremembe prinesle boljše delovno okolje.
Že takoj na začetku je treba oblikovati sistem zbiranja in implementiranja želja, potreb in načina dela zaposlenih. Začetna analiza se izvede z enostavnimi petminutnimi anketami in delavnicami, ki so časovno kratke in jedrnate. Tako ugotovimo, kako posamezni oddelki delujejo in kje so njihove glavne težave in potrebe. Seveda vse zavisi od velikosti podjetja, vendar je na začetku vedno pomembno, da v raziskavo vključimo čim večje število zaposlenih, v nadaljevanju, v fazi načrtovanja, pa se oblikuje manjša skupina, ki redno poroča in išče povratne informacije pri preostalih.
Zaposlenim je na ta način ponujena možnost sooblikovanja novih pisarn, kar v nadaljevanju pomeni, da jih bodo znali pravilno uporabljati, vzdrževati in se z njimi poistovetiti.

Če podjetje za delovno okolje in pisarne, ki predstavljajo le deset odstotkov stroškov poslovanja, ne poskrbi ustrezno, si dela veliko škodo, saj po nepotrebnem onemogoča produktivno delo zaposlenih. (foto: Studio LIST)

Kakšne so najpogostejše zahteve oziroma želje mladih podjetij glede delovnega okolja?

Pisarne že dolgo niso več le miza, stol in računalnik. Če sodelavce vprašate, zakaj radi hodijo v službo, vam bodo najpogosteje odgovorili, da zaradi kolektiva. In ta se oblikuje v tako imenovanih ”javnih” prostorih delovnega okolja, ki so namenjeni neformalnemu sestankovanju, oddihu in druženju. Izpostavil bi tri pomembne elemente sodobnih delovnih okolij:

  • Skupnost

Pisarne in delovni prostori naj bodo vedno vizualno povezani in zračni. Pomembno je najti pravo razmerje med zasebnostjo in hkrati omogočiti priložnosti za oblikovanje povezane skupnosti. Del vsakega podjetja so introvertirani in ekstrovertirani zaposleni. Pomembno je, da vsem omogočimo optimalno in inkluzivno sobivanje na delovnem mestu.

  • Sodelovanje

Naloga arhitektov in oblikovalcev je ustvariti prostor, ki bo povezoval in omogočal osebne stike med sodelavci. Kolektiv se tvori v neformalno oblikovanih skupnih prostorih podjetja, ki so ključni za produktivnost in angažiranost.

  • Fleksibilnost in mobilnost

Fleksibilnost delovnih ur in delovnega okolja postajata pomembni prvini uspešnih podjetij. Delovna okolja morajo zato omogočati tako individualno tiho delo, kot delo v skupinah bodisi v ločenih bodisi v skupnih prostorih. Vsak mora imeti možnost izbire optimalnega delovnega mesta glede na vrsto dela, ki ga opravlja.

Kako starejša podjetja in zaposlene prepričati, da si prostore prenovijo v skladu s sodobnimi trendi (skupne mize, prostori za druženje, telefoniranje…)?

Če pogledamo raziskave poročila National Institute of Building Science’s Whole Building Design Guide ugotovimo, da so uspešna podjetja, ne glede na starost, vedno naklonjena željam sodelavcem. Ravno zaradi tega so pripravljena na alternativne spremembe, kot so zagotovitev raznolikih prostorov za srečevanje, prostorov za sprostitev, delovnih mest, ki omogočajo mobilnost, raznoliko delo s poudarkom na naravni svetlobi, poglede v zunanjost…
Mislim, da podjetij ni treba prepričevati v nove trende. Vse kar morajo narediti je, da prisluhnijo zaposleni in hitro jim bo jasno, kakšna prenova pisarn je smiselna.

Ali imate kakšne izračune, kaj vse podjetje pridobi s sodobnimi pisarnami? Zaradi kombiniranja z delom doma oziroma na terenu je potrebnih manj delovnih mest, s čimer je boljša izraba prostora…

Podjetje lahko s prenovo pisarn pridobi najmanj dve stvari:

  • Optimalno izrabo in organizacijo prostora

Ko je podjetje v prostorski stiski, lahko z reorganizacijo v nekaterih primerih pridobimo tudi do 15 odstotkov pisarniških površin, in sicer na račun poznavanja procesa dela v podjetju, brez da bi zmanjšali kakovost delovnega okolja. Cilj reorganizacije pisarn je seveda tudi produktivnost, ki pa seveda ni odvisna samo od optimalne prenove pisarn.
Dejstvo je, da so samo zadovoljni sodelavci lahko produktivni in ker bomo vsi v življenju povprečno preživeli kar 9.920 dni na delovnem mestu, imajo optimalno – torej v skladu s potrebami zaposlenih – oblikovane pisarne še kako velik vpliv na produktivnost. Če govorimo o številkah, lahko prostor poveča produktivnost tudi do 30 odstotkov (vir: Carnegie Mellon/CBPD Building Investment Decision Support (BIDS), ‘High Performance Buildings,’ 2004 and 2012.)

  • Pisarne, ki so oblikovane po meri zaposlenih in viziji podjetja

Približno 85 odstotkov stroškovne osnove vsakega podjetja so zaposleni, 10 odstotkov imetje in nepremičnine ter pet odstotkov informacijska infrastruktura. Če za delovno okolje in pisarne, ki predstavljajo le deset odstotkov stroškov, podjetje ne poskrbi ustrezno, si dela veliko škodo, saj po nepotrebnem onemogoča produktivno delo zaposlenih, katerih plače pa predstavljajo 85 odstotkov stroškov podjetja. Nezadovoljstvo sodelavcev zaradi slabih pisarn je precej večji strošek za podjetje, kot pa investicija v pravilno prenovo pisarn.

V svetu se zdaj vse bolj uveljavlja senzorika, ko se spremlja, kako zaposleni izkoriščajo prostore (kje se gibajo, kaj uporabljajo…), ali ste kaj podobnega zasledili tudi pri nas.

Internet stvari (IoT) je zaradi povečanja varnosti in optimizacije delovnih procesov že prisoten predvsem v proizvodnih prostorih. V pisarnah se takšna tehnologija uporablja v fazi analize, ko podjetje želi ugotoviti, kako zaposleni uporabljajo obstoječe delovne prostore. V večini primerov gre za velike poslovne sisteme in površine, kjer je potrebno zajeti ogromno količino podatkov. V Sloveniji lahko z opazovanjem in ustrezno tehnologijo v večini primerov pridobimo dovolj podatkov za pravilno načrtovanje in oblikovanje pisarn.

Kako vi gledate na izjemno rast coworking prostorov na razvitih trgih poslovnih nepremičnin?

Trg od posameznikov in podjetij zahteva fleksibilnost, specializacijo in mobilnost. Prihodnost vidim v specializiranih podjetjih, ki se za posamezne projekte povezujejo v platforme in tako ponudijo fleksibilne rešitve in produkte. Coworking prostori so posledica teh potreb. V prihodnosti bomo tako priča pisarnam po meri, ki jih ponujajo specializirana podjetja, ki poznajo potrebe na trgu. Takšne pisarne omogočajo optimalno povezovanje in sodelovanje med podjetji ter posamezniki.

Katere so največje zmote slovenskih podjetij, ko projektirajo poslovno stavbo?

Poslovna stavba in pisarne niso končno stanje temveč proces, ki se mora skozi leta prilagajati potrebam zaposlenih v podjetju. Prostori morajo biti zasnovani fleksibilno, da lahko ustrezno sledijo spremembam. Pri načrtovanju in oblikovanju pisarn ne smejo biti ključni trendi, ampak potrebe zaposlenih. Potrebno je izhajati iz želja in pričakovanj, ki se v grobem delijo na:

  • Individualno delo v odprtem delovnem okolju – skupne ”Open Space” pisarne

V takšnih pisarnah je treba določiti jasna pravila sodelovanja med sodelavci, da ne prihaja do medsebojnega motenja. Takšni prostori so namreč namenjeni za individualno delo v ”Open space” okolju, ki mora hkrati omogočati osredotočeno delo in vizualno povezovati celoten kolektiv podjetja ter jim omogočati hitro organizacijo neformalnih sestankov in skupnega reševanja problemov.

  • Individualno delo – zasebne ”Enclosed Space” pisarne

V vsakem podjetju so posamezniki, ki pogosteje potrebujejo več zasebnosti in tišine pri delu kot drugi. Zato je nujno, da imajo zaposleni možnost umika v tako imenovane tihe pisarne. V podjetju naj se oblikuje sistem, ki bo zaposlenim omogočal ”rezervacijo” oziroma uporabo teh prostorov, kadar bodo to želeli.

  • Skupinsko delo – skupne ”Open Space” pisarne

Krajši vsakodnevni (neformalni) sestanki naj se opravljajo v tako imenovanem družabnem delu delovnega okolja. Takšni prostori naj imajo več manjših kotičkov, kjer lahko sestanki in sodelovanje potekajo v sproščenem vzdušju. Če skupni prostori niso zasedeni, jih lahko zaposleni uporabijo tudi za neformalno individualno delo.

  • Skupinsko delo – zasebne ”Enclosed Space” pisarne

Sem sodijo sejne sobe in podobni prostori, ki omogočajo konferenčne klice in skupinsko delo za zaprtimi vrati. Pomembno je, da so vsi prostori fleksibilni, kar pomeni, da omogočajo spreminjanje notranje opreme glede na potrebe zaposlenih v podjetju. Večina opreme naj bo premična, s čimer se lahko ustvarjajo različne situacije glede način dela.

Kateri primer dobre prakse oziroma poslovne stavbe v Sloveniji bi izpostavili?

Če pogledamo kakšno desetletje nazaj (1970), bi izpostavil Poslovni center Astra arhitekta Savina Severja na Dunajski cesti v Ljubljani, kjer nosilno konstrukcijo stavbe tvorijo le vogalni zidovi. V vsaki etaži se tako lahko zasnujejo poljubni tipi pisarn, ne glede na potrebe podjetja skozi čas.
Tudi Gospodarska zbornica Slovenije, arhitektov Sadar in Vuga omogoča podobno mero fleksibilnosti. Njena posebnost je, da so skupne predavalnice in sejne dvorane razvrščene vertikalno po objektu (običajno so takšni prostori v pritličju) in tako lažje dostopne sodelavcem v vseh nadstropjih.
Izpostavil bi tudi intervencije, ki so jih zasnovali Kragelj arhitekti, ki uspešno rešujejo raznolike potrebe podjetij. Pri nas se trenutno intenzivno ukvarjamo s celovito zasnovo poslovnih in medicinskih prostorov v Centru Mirje, kjer bomo vsakemu posameznemu najemniku centra omogočili poslovne oziroma medicinske prostore po meri zaposlenih in njihovih strank.

V vsakem podjetju so posamezniki, ki pogosteje potrebujejo več zasebnosti in tišine pri delu kot drugi.(foto: Studio LIST)

Stane Petavs, nepremičninski svetovalec RE/MAX Commercial in bloger na blogPROSTOR.si

Share this post

Dodaj odgovor

Vaš e-naslov ne bo objavljen. * označuje zahtevana polja

*

scroll to top